Документоведение и документационное обеспечение управления

Назначение специалиста:

Сферой профессиональной деятельности секретаря-референта является организация документационного обеспечения государственных органов – министерств и иных республиканских органов государственного управления органов местного управления и самоуправления (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), субъектов хозяйствования различных организационно-правовых форм (секретариат, канцелярия, приёмная руководителя, отдел кадров, архив и т.д.); осуществление информационного и технического обеспечения административно-распорядительной деятельности руководителя, ведение делопроизводства.

Секретарь-референт выполняет следующие профессиональные функции: организует документационное обеспечение управления; участвует в разработке и экспертизе локальных нормативных правовых и ненормативных правовых актов; составляет и редактирует тексты документов; осуществляет контроль и мониторинг исполнения документов, принятых решений, поручений руководителя; осуществляет делопроизводство по личному составу; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, систематизирует и обеспечивает их учёт и хранение; осуществляет информационное и техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя; вносит предложения по совершенствованию делопроизводства и рационализации документооборота в организации; информирует и консультирует по вопросам делопроизводства; консультирует посетителей, оказывает им помощь в решении вопросов, организует работу с обращениями граждан и др.

Секретарь-референт должен быть компетентным в следующих видах профессиональной деятельности:

– делопроизводственная;

– архивоведческая;

– исполнительская;

– информационно-аналитическая;

– организационная;

– сервисно-консультационная;

– контролирующая;

– коммуникативная.

Специалист должен знать:

  • Нормативно-правовые документы, которые регламентируют профессиональную деятельность специалиста;
  • Основы экономики, менеджмента;
  • Основы управления производством и трудовым коллективом;
  • Последовательность документационного обеспечения и правила обслуживания деятельности руководителя организации;
  • Основы трудового законодательства;
  • Психологию деловых отношений;
  • Русский и белорусский языки в объеме, необходимом для выполнения своих служебных обязанностей;
  • Организацию делопроизводства, порядок разработки, утверждения,учета, особенности оформления документов с учетом специфики предприятия;
  • Систему организации контроля за прохождением документов;
  • Положения и инструкции о порядке приема документов в архив, их сохранность и использование;
  • Технические средства управления и информационные технологии обеспечения управляющей деятельности.

Специалист должен уметь:

  • Пользоваться законодательными и нормативными правовыми документами, положениями, инструктивными материалами в вопросах профессиональной деятельности;
  • Документационно и бездокументационно обеспечивать работу руководителя;
  • Обеспечивать организационно-методическое управление делопроизводством в структурных подразделениях;
  • Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, систематизировать и обеспечивать их учет и сохранность, передавать дела в архив в установленный срок;
  • Применять компьютерные технологии обработки документационной информации;
  • Обеспечивать учет и сохранность служебных бланков и штампов.